Ruumikasutuse aruanded, mis aitavad otsuseid põhjendada

„Kas saali on vaja juurde?“ „Miks õhtused tunnid on täis, aga hommikud tühjad?“ „Miks me seda ruumi üldse ülal peame?“ Need küsimused jõuavad omavalitsuse ruumihalduseni sageli volikogu laua kaudu ja vastus peab olema muud kui mulje.

Hea ruumiaruanne ei ole numbritega tabel, vaid vastus konkreetsele otsusele.

Aruanne algab andmetest

Aruanne on nii hea kui andmed. Kui osa broneeringuid on kalendris, osa e-kirjades ja osa kellegi mälus, näitab aruanne ainult kalendrit. Kolm nõuet:

• Kõik broneeringud ühes kohas, ka tasuta kasutus ja omavalitsuse enda üksuste broneeringud.
• Igal broneeringul on rentnikugrupp, ruum ja tegelik aeg.
• Tühistamised on märgitud, mitte kustutatud. Kustutatud broneeringu kohta ei saa hiljem midagi öelda.

Viis küsimust, millele aruanne peaks vastama

1. Kui täis on iga ruum? Vaata täituvust ruumi kaupa, mitte keskmist kõigi ruumide peale. Keskmine peidab nii ülekoormatud kui ka tühjad ruumid.
2. Millal on tipud ja augud? Kellaajad ja nädalapäevad. Tühjad hommikud ja täis õhtud viitavad tihti reeglitele (näiteks koolitundide tõttu suletud saalile), mitte nõudlusele.
3. Kes ruume kasutab? Jaotus rentnikugruppide kaupa: seltsid, klubid, koolid, elanikud, ettevõtted.
4. Kui suur osa kasutusest on tasuta või soodushinnaga? Tasuta kasutus on teadlik valik, aruanne teeb selle nähtavaks. Näita seda koos tasulise kasutusega, siis saab otsust põhjendada.
5. Kuidas see aja jooksul muutub? Võrdle hooaegu ja sama perioodi eelmisel aastal.

Millised otsused aruannetest sõltuvad

• lahtiolekuajad ja ruumide sulgemine;
• hinnakiri ja soodustused;
• kas on vaja uut ruumi või piisab olemasoleva paremast kasutamisest;
• ruumide ühendamine või ümberkorraldamine;
• investeeringute ja ülalpidamiskulude põhjendamine.

Hoia aruanne lihtne

Parim aruanne on see, mida loetakse. Üks leht hooaja või kuu kohta: kolm numbrit, mida jälgid, ja üks lause selle kohta, mis on muutunud. Detailne vaade peab olema olemas, kuid see ei pea olema iga lugeja ees.

Hea ruumiaruanne ei vasta küsimusele „mis juhtus?“, vaid küsimusele „mida me nüüd teeme?“.

Kuidas Aqqo aruandlust toetab

Aqqos on arved, maksed, raamatupidamise integratsioonid ja aruanded seotud broneerimisprotsessiga. See annab parema ülevaate tulust, täituvusest, sihtgruppidest ja kasutusest ruumi või perioodi kaupa ning aitab omavalitsusel põhjendada otsuseid halduse, mahutavuse ja kogukonnaruumide kasutuse kohta.

Rohkem vaata omavalitsuste lahendusest ja broneeringute haldusest.

Korduma kippuvad küsimused

Kui tihti aruannet vaadata?

Operatiivselt kord kuus, otsuste jaoks hooaja lõpus. Kui aruanne on lihtne, ei ole kuine vaatamine koormus.

Mis on hea täituvus?

See sõltub ruumist ja eesmärgist. Kogukonnaruumi eesmärk ei ole tingimata maksimaalne täituvus. Määra enne, mida soovid saavutada, ja mõõda selle vastu.

Kas tasuta kasutust tasub tulust eraldi näidata?

Jah. Nii on näha, kui palju ruume kogukonnale kasutusse antakse, ja seda saab otsustajatele põhjendada.

Kui soovid oma ruumide aruandlust koos läbi vaadata, räägi meiega.