Ruumide hinnakiri ja kasutamise kord: PDF-ist protsessiks

Enamikus omavalitsustes on ruumide rent kirjas kahes dokumendis: hinnakirjas ja kasutamise korras. Mõlemad kehtivad ja on korralikud, kuid tavaliselt kujul, mis on mõeldud lugemiseks, mitte rakendamiseks. Iga päring tähendab, et keegi avab PDF-i, loeb tabelit ja arvutab hinna ise.

Selles juhendis näitame, kuidas need reeglid üles ehitada nii, et neid saab rakendada ühtmoodi, ka siis, kui töötaja vahetub.

Miks PDF-hinnakiri tekitab käsitsitööd

Hinnakiri vastab küsimusele „mis see maksab?“, aga päris päringus on küsimusi rohkem: kes on rentnik, millist ruumi ta soovib, mis ajal ja kui kauaks, kas tegu on ühekordse või korduva broneeringuga. Töötaja peab need kokku viima ja otsustama. Tulemus: sama päring võib saada erineva hinna sõltuvalt sellest, kes selle vastu võttis.

Lisaks on erandid: selts saab soodustust, kool kasutab saali tasuta, üritus kestab kolm tundi ja lõpeb pärast südaööd. Erandid ei ole probleem. Probleem tekib siis, kui need elavad ainult inimeste peas.

Kolm kihti: kes, mis, millal

Hind koosneb tavaliselt kolmest kihist:

• Kes? Rentnikugrupp: elanik, selts või klubi, kool, ettevõte, omavalitsuse enda üksus.
• Mis? Ruum ja kasutusviis: spordisaal treeninguks, rahvamaja saal peoks, koosolekuruum.
• Millal? Aeg: tööpäev, õhtu, nädalavahetus, hooaeg, ööpäevane rent.

Hind on nende kolme kombinatsioon. Kui iga kiht on eraldi kirjas, ei pea töötaja midagi arvama.

Viis sammu PDF-ist reegliteni

1. Kogu kokku kõik dokumendid. Hinnakiri, kasutamise kord, otsused ja kirjutamata kokkulepped. Viimased on tihti olulisemad, kui arvad.
2. Tee rentnikugruppide nimekiri. Alusta olemasolevatest hinnakirja ridadest ja lisa grupid, kelle jaoks on tehtud erandeid. Hoia nimekiri lühike: viis kuni kaheksa gruppi on tavaliselt rohkem kui piisav.
3. Kirjuta iga grupi kohta neli asja: hind, tasuta tunnid või soodustus, tingimused (näiteks kestus või ettemaks) ja see, kes kinnitab.
4. Märgi erandid eraldi. Kui reegel kehtib enamikul juhtudel, kirjuta see reegliks. Ülejäänu läheb erandiks, millel on selge vastutaja.
5. Proovi kolme päris juhtumiga. Võta eelmise kuu kolm päringut ja vaata, kas reeglitest tuleb sama hind, mis tookord kokku lepiti. Lahknevused näitavad, kus reegel on ebaselge.

Mida jätta inimese otsustada

Kõike ei peagi automatiseerima. Reeglid katavad tavajuhud, inimene otsustab erandid ja erandi põhjus jääb kirja. Kui sama põhjusega erandeid on kogunenud kolm, on see tegelikult uus reegel.

Hea hinnakiri ei ole lühem, vaid selgem: töötaja ei pea arvama ja rentnik saab sama vastuse, kellelt iganes ta küsib.

Kuidas see broneerimissüsteemis välja näeb

Aqqos seotakse hinnad, tingimused ja broneerimisõigused õige sihtgrupi, ruumi või tegevusega. Nii järgib iga päring õigeid reegleid ja kokkulepped rakenduvad automaatselt. Korduvaid broneeringuid saab näiteks koondada kuupõhisteks koondarveteks.

Täpsemalt vaata omavalitsuste lahendust, broneeringute haldust ja kliendisuhete haldust.

Korduma kippuvad küsimused

Kas hinnakirja peab enne süsteemi muutma?

Mitte tingimata. Tasub aga üle vaadata, kas see on kirja pandud nii, et seda saab rakendada: kas rentnikugrupid on selged ja kas iga rea kohta on aru saada, kes seda kasutab.

Mis juhtub, kui hinnakiri muutub?

Kui reeglid on rentnikugruppide ja ruumide kaupa kirjas, tehakse muudatus ühes kohas, mitte igas dokumendis. Hinnakirja kehtestamise ja muutmise korra kohta küsi nõu oma omavalitsuse õigusosakonnast.

Kas see sobib ka väikesele vallale?

Jah. Väheste töötajatega vallas on selged reeglid veelgi olulisemad, sest ühe inimese ei pea kõike meeles pidama.

Kui soovid oma hinnakirja ja reegleid koos läbi vaadata, räägi meiega.