Omavalitsused
Rohkem ülevaadet ja vähem käsitsitööd omavalitsuse ruumihalduses
Omavalitsused haldavad väga erinevaid avalikke ja kogukonnaruume — spordisaalidest ja kogukonnakeskustest kuni koosolekuruumideni. Elanikud, seltsid, koolid ja organisatsioonid ootavad selget saadavust, lihtsaid päringuid ja usaldusväärset teenindust.
Aqqo koondab broneeringud, planeerimise, kasutuse, juurdepääsu ja finantstöötluse ühte kesksesse platvormi. See vähendab käsitsitööd, eraldiseisvat haldust ja korduvat kooskõlastamist. Omavalitsused säilitavad selgema ülevaate iga ruumi kohta ning saavad elanikke, seltse ja kogukonnaorganisatsioone aidata kiiremini ja usaldusväärsemalt. Nii jääb rohkem aega kogukonnale keskenduvale tööle, mis tegelikult loeb.
Avalik teenindus vajab nutikamat ruumihaldust
Omavalitsused saavad broneeringuid ja päringuid sageli mitme kanali kaudu — veebilehe, e-posti, telefoni, teenindusleti, püsirentnike või asutusesiseste osakondade kaudu. Samal ajal erinevad õigused, hinnad ja tingimused kliendigrupi, ruumi või kasutusviisi lõikes.
Omavalitsuste ees seisab ka väljakutse hoida avalikud ruumid ligipääsetavad, usaldusväärsed ja tulevikukindlad, kui aeg ja võimekus on piiratud. Elanikud, seltsid ja kogukonnaorganisatsioonid ootavad üha enam digitaalset mugavust ja kiiret suhtlust. Ka turvalisuse ja jätkusuutlikkusega seotud nõuded muutuvad üha olulisemaks. Selle tulemusel muutub kogukonnaruumide haldamine üha keerukamaks.
Kui planeerimine, rentimine, juurdepääs ja arveldamine on laiali eraldiseisvates süsteemides, kulub see palju aega. Töötajad peavad infot käsitsi kontrollima, üle kandma ja töötlema. See suurendab vigade riski ja muudab elanike, seltside ja kogukonnaorganisatsioonide kiire ja usaldusväärse abistamise keerulisemaks.
Usaldusväärsus praktikas
Aqqot usaldab praegu 3000+ asukohta
Mida Aqqo omavalitsustele pakub
Nii töötab Aqqo omavalitsuste jaoks
Päringust kasutuse ja aruandluseni ühes kesksüsteemis.
1. Planeerimise ettevalmistamine
Hooajad, fikseeritud kellaajad ja blokeeritud ajad seadistatakse kesksüsteemis. Seltsidele saab saata meeldetuletuse uue hooaja eelistatud aegade esitamiseks. Erandeid ja muudatusi on lihtne töödelda, ilma eraldi tabelite või käsitsi nimekirjadeta.
2. Õiguste, hindade ja tingimuste rakendamine
Hinnad, tingimused ja broneerimisõigused seotakse õige sihtgrupi, ruumi või tegevusega. Nii järgib iga päring õigeid reegleid ja kokkulepped rakenduvad automaatselt. See annab kasutajatele selguse ja vähendab töötajate käsitsi kontrolli.
3. Päringute ja saadavuse keskne haldamine
Ruumid, kohad ja ajad on kesksüsteemis kättesaadavad nii töötajatele kui kasutajatele. Kasutajad saavad esitada päringu või broneerida otse. Töötajad säilitavad ülevaate ja saavad vajadusel kiiresti reageerida.
4. Juurdepääsu ja hoonehalduse ühendamine
Juurdepääsu saab automaatselt siduda õige broneeringuga, näiteks rakenduse, koodi või ajutise vaba juurdepääsu kaudu. Hooneseadeid, nagu kliima ja valgustus, saab broneeringutega kooskõlastada. Nii toetatakse ruume ainult vajaduse korral — see annab rohkem mugavust, väiksemad energiakulud ja jätkusuutlikuma halduse.
5. Arvelduse, aruandluse ja vastutuse lõpuleviimine
Arved, maksed ja võimalikud edasiarveldused töödeldakse selgelt ja seotakse raamatupidamissüsteemiga. Korduvaid broneeringuid saab näiteks koondada kuupõhisteks koondarveteks. Aruanded annavad ülevaate täituvusest, kasutusest, tulust ja tulemuslikkusest ruumi, sihtgrupi või perioodi kaupa, et omavalitsused saaksid otsuseid paremini põhjendada ja nende eest vastutada.
Korduma kippuvad küsimused
Kliendipoolne keskkond — broneerimisportaal, e-kirjad ja dokumendid — on saadaval ka eesti keeles. Halduskeskkond on praegu hollandi, inglise ja saksa keeles. Enne otsuse tegemist küsi meilt eestikeelse halduskeskkonna ja tõlgete hetkeseisu kohta.
Küsi keelte kohta →Seltsid, koolid, elanikud ja teised kliendid saavad ise vaadata saadavust, broneerida, maksta ja saada ligipääsu valitud ruumile. Aqqo platvormi saab seadistada nii, et kasutajad läbivad kogu protsessi iseteenindusena.
Veebipõhine broneerimine →Lisaks üksikbroneeringutele saad luua korduvaid broneeringuid (valitud nädalapäevadel, kindla korduste arvu või lõppkuupäevani), planeerida hooaegu ning koostada mitmest osast koosnevaid üritusbroneeringuid. Nii ei pea sama broneeringut iga nädal käsitsi uuesti sisestama.
Broneeringute haldus →Broneering võib olla päring, valikubroneering, kinnitatud või tagasi lükatud. Klient saab kinnituse või keeldumise e-kirjaga.
Hindu saab seada objekti, kellaaja ja päeva osa järgi ning iga kliendigrupi jaoks eraldi. Kliendigrupile saad määrata ka lubatud makseviisid ja tühistamistingimused.
E-arveid saab saata Peppoli võrgu kaudu (integratsioon toimib eConnecti vahendusel). Peppoli reeglid on praegu rakendatud Madalmaade, Belgia ja Saksamaa jaoks. Eesti e-arvete, näiteks riigiasutustele saatmise toe kohta küsi enne meilt.
Peppol →Jah, ligipääs on seotud broneeringuga ja kehtib ainult broneeringu algusest lõpuni. SALTO KS puhul saab rentnik PIN-koodi, iLOQ puhul ajutise võtme, mis saadetakse e-kirja või SMS-iga. Nii ei pea sa võtmeid ega kaarte jagama.
Kaugjuurdepääsu kontroll →Jah, Aqqo on sertifitseeritud ISO 27001:2022 standardi järgi (sertifitseerija Brand Compliance).
Turvalisus aqqo.com lehel →Aqqo kasvab koos omavalitsuse ruumihaldusega
Aqqo toetab omavalitsusi, kellel on üks või mitu ruumi, rajatist ja kasutajagruppi. Süsteem liigub kaasa organisatsioonisiseste muutustega. Ka siis, kui ruumide arv kasvab, rentimine muutub keerukamaks või kogukonnaruumide korraldus muutub, jääb protsess hallatavaks. Mõtle spordikeskustele, kogukonnakeskustele, koosolekuruumidele, kultuuriasutustele ja muudele avaliku ja kogukondliku kinnisvara vormidele.
Aqqo kasvab kaasa ka sellega, kuidas omavalitsused töötavad. Tehisintellekti abil muudame kasutuse, planeerimise ja e-kirjade haldamise lihtsamaks ning Aqqo andmed muutuvad igapäevatöös paremini kättesaadavaks. Otsime pidevalt ka integratsioone tugevate süsteemidega, et Aqqo sobituks klientide olemasoleva töökorraldusega. See tähendab, et me ei ole pelgalt tarkvaratarnija, vaid partner, kes mõtleb kaasa, kuidas teenindust korraldada nutikamalt, lihtsamalt ja tulevikukindlamalt.
