Elanike iseteenindus: vähem telefonikõnesid

Suur osa ruumide broneerimisega seotud kõnedest küsib sama asja: kas see aeg on vaba, mis see maksab ja kuidas edasi. Lühike vastus: iseteenindus toimib siis, kui elanik leiab need kolm vastust ise üles ja ei pea töötajat kätte saama.

Millest kõned tavaliselt tekivad

Enne midagi muuta tasub paar nädalat üles märkida, mida elanikud ja seltsid tegelikult küsivad. Tavaliselt kordub sama väike hulk küsimusi:

• kas soovitud päev ja kellaaeg on vaba;
• mis ruum sobib ja kui palju sinna mahub;
• mis rent maksab ja kas see sõltub kasutajast;
• kuidas broneerida ja millal tuleb kinnitus;
• kuidas pääseb ruumi sisse.

Iga selline küsimus, millele veebis vastust ei leia, muutub kõneks või e-kirjaks.

Mida elanik ise näha tahab

Iseteenindus ei tähenda keerulist portaali. Elanikule piisab väga väiksest asjadest:

1. Ajakohane kalender, kus vabad ajad on selgelt nähtavad.
2. Ruumi lühikirjeldus ja kasutustingimused ühel lehel.
3. Hind, mis on enne broneerimist teada.
4. Lihtne samm-sammuline vorm, mis ei küsi üleliigset.
5. Kinnitus ja info edasise kohta kohe pärast broneerimist.

Elanik ei taha vallamajaga rääkida, vaid ruumi saada. Kui see õnnestub ilma kõneta, on mõlemal pool rohkem aega.

Kus iseteenindus tavaliselt takerdub

• Kalender ei ole ajakohane. Kui veebis nähtav ei vasta tegelikkusele, helistatakse igaks juhuks üle.
• Erandid peavad käsitsi läbi käima. Kui iga päring vajab kinnitust, ei säästa vorm palju aega.
• Hinnad on peidus. Kui hinda näeb alles pärast kontakti, tuleb kõne.
• Pärast broneerimist on ebaselge, mis edasi saab. Siis küsitakse üle, kas kõik õnnestus.

Kuidas Aqqo seda toetab

Aqqo platvormi saab seadistada nii, et seltsid, koolid, elanikud ja kogukonnaorganisatsioonid läbivad protsessi iseteenindusena, alates saadavuse kontrollimisest ja broneerimisest kuni maksmise ja õigele ruumile ligipääsuni. Veebipõhise broneerimise kaudu valivad rentnikud ise ruumi, kuupäeva ja kellaaja ning saavad soovi korral kohe maksta. Hinnad, tingimused ja broneerimisõigused seotakse õige sihtgrupi, ruumi või tegevusega.

Vaata lähemalt omavalitsuste lahendust, veebipõhist broneerimist ja broneeringute haldust. Seotud artiklid: omavalitsuse ruumihalduse viis levinumat probleemi ja ruumide hinnakiri ja kasutamise kord.

Korduma kippuvad küsimused

Kas iseteenindus võtab ära isikliku teeninduse?

Ei. Lihtsad päringud lähevad iseseisvalt ja töötajal jääb aega nende juhtumite jaoks, mis tõesti vajavad vestlust.

Mida peaks enne alustama selgeks tegema?

Kes ruume kasutada tohib, mis hinnad kehtivad ja millised päringud vajavad kinnitust. Ilma selleta ei saa iseteenindus hästi toimida.

Kuidas teada saada, kas see aitab?

Võrdle enne ja pärast kõnede ja e-kirjade hulka sama küsimuse kohta, näiteks vabade aegade päringud.

Kui soovid oma ruumihalduse teenindust koos läbi vaadata, räägi meiega.