Korduvbroneeringud ja erandid: pühad, ärajäänud ajad

Korduvbroneering on mugav seni, kuni tuleb esimene erand: riigipüha, remont, ärajäänud trenn või asendusaeg. Siis selgub, kas püsiajad on kalendris selged reeglid või lihtsalt kokkulepped, mis elavad ühe inimese peas. Lühike vastus: kirjuta erandite reeglid üles enne, kui neid vaja läheb, ja tee muudatused seal, kus kõik need näevad.

Miks erandid kalendri lõhuvad

Püsiaeg tundub lihtne: igal teisipäeval kell 18. Probleem tekib siis, kui muudatus tehakse ühes kohas, aga teised ei saa sellest teada. Tüüpilised ebaõnnestumised:

• püsiaeg jääb kalendrisse, kuigi saal on remondis;
• ärajäänud trenni aega ei tea keegi teine kasutada;
• asendusaja lubab üks töötaja, teine broneerib sama aja kellelegi teisele;
• arve tuleb kõigi nädalate eest, kuigi osa jäi ära.

Erandite tüübid

Enne reeglite kirjutamist tasub erandid eristada, sest igaühel on oma loogika:

1. Riigipühad ja koolivaheajad: tuntud ette, saab kalendrisse varakult märkida.
2. Hooldus ja remont: saal ei ole kasutatav, püsiajad peavad ajutiselt vabanema.
3. Rentniku ärajäänud aeg: tuleb otsustada, kas aeg vabaneb teistele ja kas see on tasuline.
4. Asendusaeg: rentnik saab teise aja, kui ta oma aja kaotas.
5. Ühekordne muudatus: aeg liigub ühel nädalal teise kellaaega.

Reeglid, mis tasub kirja panna

Hea reegel vastab kolmele küsimusele: kes võib erandi taotleda, kui vara sellest teatada tuleb ja mis saab ajast edasi.

• Kui palju ette tuleb ärajäämisest teatada?
• Kas vabanenud aeg läheb teistele broneerimiseks?
• Kas ja millal on asendusaeg võimalik?
• Kes kinnitab erandi ja kus see kirja pannakse?
• Kuidas erand arvel kajastub?

Püsiaeg ei ole õigus ajale igaveseks, vaid kokkulepe reeglitega. Erandite reeglid peavad olema sama selged kui püsiaja enda tingimused.

Kuidas Aqqo seda toetab

Aqqos on ühekordsed ja korduvad broneeringud samas kalendris. Püsiajad, blokeeritud ajad ja hooldusperioodid seadistatakse kesksüsteemis ning erandeid ja muudatusi on lihtne töödelda ilma eraldi tabelite või käsitsi nimekirjadeta. Korduvaid broneeringuid saab näiteks koondada kuupõhisteks koondarveteks.

Täpsemalt vaata omavalitsuste lahendust, mittetulundusliku spordikeskuse lahendust ja broneeringute haldust. Seotud artiklid: hooajaplaneerimine spordisaalis ja tühistamised ning mitteilmumine spordikeskuses.

Korduma kippuvad küsimused

Kas püsiaja peab igal hooajal uuesti kinnitama?

Seda otsustad sina, aga selge reegel on kasulik. Uue hooaja eelistatud aegade küsimine annab võimaluse ajad üle vaadata ja vabastada kasutamata ajad.

Kas pühadel ärajäänud aja eest peab maksma?

See sõltub sinu hinnakirjast ja lepingust. Oluline on, et reegel oleks kirjas enne esimest erandit ja kehtiks kõigile ühtemoodi.

Kuidas vältida topeltbroneeringuid asendusaegade puhul?

Tee asendus samas kalendris, kus püsiajad on, mitte e-kirja või tabelisse. Nii on vabanenud ja uus aeg kohe kõigile nähtavad.

Kui soovid oma korduvbroneeringute ja erandite protsessi koos läbi vaadata, räägi meiega.