Kuidas valida omavalitsusele broneerimissüsteem: 12 küsimust

Ruumide broneerimissüsteemide võrdlemine läheb kiiresti keeruliseks: igaühel on kalender ja igaüks lubab vähem käsitsitööd. Need kaksteist küsimust aitavad liikuda funktsioonide loendist selleni, kuidas süsteem sinu omavalitsuse igapäevatöös toimib. Kasuta neid pakkumisi küsides, demodel või hankedokumente koostades.

Alusta oma protsessist

Enne kui hakkad süsteeme võrdlema, kirjuta üles, kuidas broneering täna sünnib: kes küsib, kes kinnitab, kes arvutab hinna, kes koostab arve ja kes avab ukse. Iga käsitsi samm on koht, kus süsteem peaks aitama. See nimekiri on sinu tugevaim võrdlusalus.

A. Protsess ja kasutajad

1. Kui palju käsitööd jääb alles? Mängi demol läbi päris juhtum: päring, kinnitus, arve, ligipääs. Loe käsitsi sammud kokku.
2. Kas elanikud ja seltsid saavad ise broneerida? Iseteenindus tähendab vähem telefonikõnesid: saadavuse vaatamine, päring või broneering ja maksmine ühes kohas.
3. Kuidas toimivad korduvbroneeringud ja erandid? Hooajalised treeningud, mis jäävad pühade ajaks ära, on reegel, mitte erand.

B. Reeglid ja raha

4. Kas hinnad ja tingimused sõltuvad rentnikust? Kohalik selts, kool ja ettevõte ei maksa tavaliselt sama. Vaata ka juhendit ruumide hinnakirja ja kasutamise korra kohta.
5. Kuidas koostatakse arved ja kuidas need jõuavad raamatupidamisse? Küsi konkreetset viisi, ära rahuldu üldise „integratsiooniga“. Küsi ka, kuidas toimivad koondarved korduvate rentnike jaoks.
6. Millised aruanded on olemas? Täituvus, kasutus ja tulu ruumi, rentnikugrupi ja perioodi kaupa. Vaata, millised aruanded aitavad otsuseid põhjendada.

C. Ligipääs ja hoone

7. Kas ligipääs on seotud broneeringuga? Parim on, kui rentnik saab ligipääsu automaatselt oma broneeringu ajaks, ilma võtmeid üle andmata.
8. Kas süsteem sobib sinu olemasoleva riistvaraga? Nimeta oma lukud ja hooneautomaatika ning küsi kirjalikult, mis on tõendatult toetatud ja mis alles plaanis.

D. Andmed, nõuded ja tarnija

9. Kuidas on korraldatud andmekaitse? Kus andmeid hoitakse, kes neid töötleb ja millised lepingud sõlmitakse. Küsi seda enne pakkumist, mitte pärast.
10. Kuidas on lahendatud digiligipääsetavus? Avaliku sektori veebile ja mobiilirakendustele kehtivad digiligipääsetavuse nõuded (EN 301 549). Küsi, kuidas need kehtivad broneerimisportaali puhul ja millist tõendit tarnija annab.
11. Kuidas toimub kasutuselevõtt ja andmete üleviimine? Olemasolevad broneeringud, kliendid ja hinnad tulevad tavaliselt tabelitest. Küsi plaani, mitte lubadust.
12. Kes on tarnija ja kuidas toimib tugi? Kas tugi on eesti keeles ja kas on viiteid sarnase suurusega omavalitsustest? Räägi viidetega ise.

Võrdle sama stsenaariumi põhjal

Võta üks päris juhtum, näiteks kolme asukohaga korduvbroneering koos erandiga, ja palu iga pakkujal seda demol läbi mängida. Nii näed, kuidas süsteem käitub, mitte ainult seda, mida ta lubab.

Kui süsteem tuleb hankida

Kui broneerimissüsteem tuleb hankida hankekorras, kirjuta nõuded protsessina (mida peab olema võimalik teha), mitte tootenimena. Hankekorra ja piirmäärad kontrolli oma hankespetsialistiga.

Korduma kippuvad küsimused

Mitut tarnijat tasub võrrelda?

Kahte kuni kolme, kõigiga sama stsenaariumi põhjal. Rohkem tarnijaid teeb võrdlemise raskemaks, mitte paremaks.

Kes peaks hindamisel osalema?

Ruumihaldur või klienditeenindaja, finantstöötaja, IT või andmekaitse eest vastutaja ja üks tavakasutaja, näiteks seltsi esindaja.

Kas hind on peamine kriteerium?

Hind loeb, kuid sama oluline on, kui palju käsitsitööd süsteem tegelikult kaotab. Aqqo hinnad leiad hinnakirjast.

Kui soovid oma stsenaariumi koos läbi käia, räägi meiega.