Mitu asutust, üks süsteem: kool, raamatukogu, spordihoone

Omavalitsuse ruumid on tavaliselt laiali: kool, raamatukogu, rahvamaja ja spordihoone, igaühel oma kalender, oma kontaktisik ja oma kombed. Lühike vastus: ühte süsteemi koondamine ei tähenda, et kõik asutused muutuvad ühesuguseks. See tähendab, et saadavus, reeglid ja ülevaade on ühes kohas ning iga asutus säilitab oma otsused.

Miks eraldi kalendrid takistavad

Kui iga asutus peab oma nimekirja, tekivad samad probleemid üha uuesti:

• rentnik peab teadma, kellele kus helistada;
• sama selts küsib sama asja kolmelt töötajalt kolmes vormis;
• vallavalitsus ei näe, kui palju ruume tegelikult kasutatakse;
• hinnad ja tingimused erinevad ilma selge põhjuseta.

Mida koondada ja mida jätta asutuse otsustada

Hea jaotus hoiab ära nii kaose kui ka liigse tsentraliseerimise.

1. Ühine: ruumide ja aegade nimekiri, saadavus, kasutajagrupid, põhireeglid ja aruandlus.
2. Asutuse enda: kes broneeringuid kinnitab, millised ajad on asutuse enda tegevuse jaoks reserveeritud ja millised eritingimused kehtivad.
3. Vastutus: kes vastab küsimustele, kes lahendab erandid ja kes näeb millist infot.

Üks süsteem ei võta asutuselt otsustusõigust. See annab kõigile sama pildi sellest, mis on vaba, mis on kinni ja mis reeglid kehtivad.

Kuidas alustada

Mitut asutust ei pea korraga ühendama. Praktiline järjekord:

1. Kirjuta üles kõik ruumid ja nende praegune broneerimisviis.
2. Võta üks asutus või üks ruumitüüp pilootiks.
3. Lepi kokku ühised kasutajagrupid ja hinnastamise põhimõtted.
4. Määra igale asutusele vastutaja.
5. Lisa teised asutused järk-järgult.

Kuidas Aqqo seda toetab

Aqqo koondab broneeringud, planeerimise ja kasutuse ühte kesksesse platvormi. Kõik ruumid, ajad, kasutajagrupid ja tegevused on ühes keskkonnas ning töötajad kasutavad sama ajakohast infot. Hinnad, tingimused ja broneerimisõigused saab siduda õige sihtgrupi, ruumi või tegevusega ning aruanded annavad ülevaate täituvusest ja kasutusest ruumi, sihtgrupi või perioodi kaupa.

Täpsemalt vaata omavalitsuste lahendust ja broneeringute haldust. Seotud artiklid: ruumide hinnakiri ja kasutamise kord ja ruumikasutuse aruanded omavalitsusele.

Korduma kippuvad küsimused

Kas kõik asutused peavad kasutama samu hindu?

Ei pea. Oluline on, et erinevused oleksid põhjendatud ja kirjas, mitte juhuslikud.

Kes peaks ühendamist juhtima?

Tavaliselt on mõistlik määrata üks vastutaja, kes hoiab ühiseid reegleid, ja iga asutuse esindaja, kes tunneb kohapealset tööd.

Kas ühendamine toimub korraga?

Mitte tingimata. Pilootasutusega alustamine annab kogemuse enne laiemat kasutuselevõttu.

Kui soovid oma asutuste ruumihalduse protsessi koos läbi vaadata, räägi meiega.