Omavalitsuse ruumihalduse viis levinumat probleemi

Omavalitsuse ruumihalduses ei ole tavaliselt üht suurt viga. Probleem koosneb paljudest väikestest, mis kuhjuvad: päring tuleb ühest kanalist, kalender on teises ja hind kirjas kolmandas. Lühike vastus: enne tarkvara valimist tasub üles kirjutada, millised viis probleemi sinu juures kõige rohkem aega võtavad.

1. Päringud tulevad mitmest kanalist

Broneeringuid küsitakse veebilehe, e-posti, telefoni, teenindusleti ja asutusesiseste osakondade kaudu. Iga kanal on eraldi sisendkast ja keegi peab need kokku viima.

2. Info elab tabelites ja inimeste peas

Kalender on Excelis, erandid on kellegi meelest ja püsiajad on kokkulepped. Kui see inimene on puhkusel, jääb vastus ootama.

3. Reeglid ja hinnad erinevad ilma selge põhjuseta

Seltsil, koolil, elanikul ja ettevõttel on sageli erinevad tingimused. Kui need on kirjas ainult PDF-is või ühe töötaja teadmises, kontrollitakse igat päringut käsitsi.

4. Arveldus ja broneering on lahus

Kui broneering ja arve tehakse eri kohtades, tuleb andmed üle kanda. See võtab aega ja tekitab vigu.

5. Puudub ülevaade kasutusest

Raske on vastata lihtsatele küsimustele: millised ruumid seisavad tühjana, kes kasutab neid kõige rohkem ja kus on ajad ülekoormatud?

Probleem ei ole tavaliselt see, et töötajad teevad vigu. Probleem on see, et info on laiali ja igaüks peab seda ise kokku panema.

Kust alustada

1. Loe kokku, mitu kanalit päringuid sisse toovad.
2. Kirjuta üles, kus kalender tegelikult elab ja kes seda uuendab.
3. Pane ühele lehele kokku kasutajagrupid ja nende põhitingimused.
4. Vaata, kus tehakse sama andmesisestust kaks korda.
5. Vali üks küsimus ruumikasutuse kohta, millele tahad kindlalt vastata.

Kuidas Aqqo seda toetab

Aqqo koondab broneeringud, planeerimise, kasutuse, juurdepääsu ja finantstöötluse ühte kesksesse platvormi. See vähendab käsitsitööd, eraldiseisvat haldust ja korduvat kooskõlastamist. Hinnad, tingimused ja broneerimisõigused seotakse õige sihtgrupi, ruumi või tegevusega ning aruanded annavad ülevaate täituvusest ja kasutusest ruumi, sihtgrupi või perioodi kaupa. Kasutajad saavad protsessi läbida iseteenindusena, alates saadavuse kontrollimisest kuni maksmiseni.

Täpsemalt vaata omavalitsuste lahendust ja broneeringute haldust. Seotud artiklid: mitu asutust, üks süsteem ja ruumikasutuse aruanded omavalitsusele.

Korduma kippuvad küsimused

Kas peame enne tarkvara valimist protsessi ümber tegema?

Mitte täielikult, aga selge ülevaade praegusest tööst aitab nõudeid paremini sõnastada.

Milline probleem tasub esimesena lahendada?

Tavaliselt see, mis võtab töötajate aega iga päev, näiteks mitu päringukanalit või käsitsi sisestus.

Kes peaks selles osalema?

Ruumide haldurid, teenindustöötajad ja rahandus, sest igaüks näeb protsessi eri otsa.

Kui soovid oma ruumihalduse praegust olukorda koos läbi vaadata, räägi meiega.